آیین نامه تشخیص اوراق زائد و ترتیب امحاء آنها مصوب ۱۳۵۱/۰۲/۱۶
ماده ۱ - وزارتخانهها و موسسات دولتی و وابسته به دولت موظفند بر اساس دستورالعملهای سازمان اسناد ملی ایران پس از بررسی و ارزش یابیاسناد و اوراق راکد خود آنچه را از لحاظ اجرای وظائف و مسئولیتهای قانونی آنان و نیز حفظ حقوق افراد مورد استفاده و قابل استناد ندانند تعیین کنند وبا راهنمائی سازمان اسناد ملی ایران فهرستهای مشروح و جداول زمانی آنها را با ذکر مشخصات کامل ردیفهای مختلف به سازمان اسناد ملی ایرانارسال دارند.
تبصره ۱ - اسناد و اوراق راکد در این آییننامه عبارتست از کلیه نوشتهها، نامهها، گزارشها، صورتجلسهها و صورتمجلسها، قراردادها وعهدنامهها، ابلاغها و فرمانها، نمونهها و فرمها، دفترها و پروندهها، قبوض، نسخهها، بارنامهها، و مدارک و سوابق تحصیلی، نمودارها، نقشهها، عکسها،کلیشهها، فیلمها و میکروفیلمها، صفحهها و نوارهای ضبط صوت و سایر اسناد و مدارکی که توسط مقامات و دستگاههای دولتی و وابسته به دولت دراجرای وظائف و تکالیف قانونی و اداری تهیه یا دریافت و نگهداری شده و برای انجام دادن وظایف و مسئولیتهای قانونی و اداری جاری بتشخیص وزارتخانه یا موسسه مربوط مورد مراجعه و استفاده مستمر نباشد.
تبصره ۲ - منظور از جداول زمانی در این آییننامه جدولهائی است که بر حسب مشخصات ردیفهای اسناد راکد مواعد معینی برای امحاء آنها تعیینشده باشد.
ماده ۲ - اوراق زائد عبارتست از هر گونه اوراق و نسخههای اضافی و مجلدات چاپی و نشریه و جزوه و مانند آنها و همچنین اسناد و اوراق راکدکه با رعایت مفاد قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران و مقررات این آییننامه ارزش نگهداری نداشته باشد.
تبصره - قراردادهای دولتی و عهدنامهها و فرمانها بهر حال جزو اوراق زائد محسوب نخواهد شد.
ماده ۳ - سازمان اسناد ملی ایران پس از بررسی فهرستها و جداولی که طبق ماده اول این آییننامه تهیه و ارسال شده و حصول اطمینان از اینکهاین اوراق فاقد هر گونه ارزش اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی است آنها را برای بررسی و اتخاذ تصمیم نهائیبه شورای سازمان اسناد ملی ایران تسلیم میکند.
ماده ۴ - شورا فهرستها و جداول زمانی اسنادی را که برای امحاء پیشنهاد میشود با حضور نماینده تامالاختیار وزارتخانه یا موسسه مربوط و باتوجه بکلیه جوانب و شرایط و مقررات و موازین قانونی، مورد بررسی و اخذ تصمیم قرار میدهد همچنین ترتیب امحاء اوراق زائد یا فروش، یاواگذاری آنها را برای مصارف صنعتی طبق مقررات مربوط و با توجه بمحتویات و مشخصات آنها تعیین میکند.
ماده ۵ - وزارتخانهها و موسسات دولتی و وابسته به دولت مسئول تطبیق فهرستها و جداول مصوب اوراق قابل امحاء با اصل اوراق و پروندههاو امحاء آنها به ترتیبی که شورای سازمان اسناد ملی ایران تعیین کرده است میباشند.
آییننامه فوق مشتمل بر پنج ماده و سه تبصره به استناد ماده ۷ قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران در جلسات ۵/۱۲/۵۰ و ۲۲ و ۲۶ فروردین ماه۱۳۵۱ به تصویب کمیسیونهای فرهنگ و استخدام و دارائی مجلس سنا و در جلسات نهم و چهاردهم و شانزدهم بهمن ماه ۱۳۵۰ و چهارم و شانزدهم اردیبهشت ماه یکهزار و سیصد و پنجاه و یک به ترتیب به تصویب کمیسیونهای علوم و آموزش عالی، فرهنگ و هنر، دارائی، امور استخدام وسازمانهای اداری و دادگستری مجلس شورای ملی رسیده است.
رئیس مجلس شورای ملی - عبدالله ریاضی