دستورالعمل درج شناسه ملی سند (شمس) در کلیه مکاتبات دستگاه های اجرایی مصوب ۱۳۹۹/۱۰/۲۲
در اجرای بند ۵ بخشنامه شماره ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵/ ۱۲/ ۱۳۹۶ این سازمان با موضوع "دستورالعمل مکاتبات اداری در سامانه رصد و پیگیری الکترونیکی و برخط مکاتبات دستگاه های اجرایی"، دستورالعمل درج شناسه ملی سند (شمس) در کلیه مکاتبات دستگاه های اجرایی برای اجراء ابلاغ میگردد:
ماده ۱- اهداف:
• ارتقای شفافیت اداری؛
• استنادپذیری الکترونیکی مکاتبات و اسناد؛
• ایجاد شناسه یکتا و قابل پیگیری برای کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه های اجرایی؛
• افزایش سرعت و سهولت در ثبت مکانیزه مکاتبات و اسناد و ایجاد وحدت رویه در ورود اطلاعات و کاهش خطای انسانی.
ماده ۲- تعاریف:
• شمس: شناسه ملی سندی است که بر اساس ترکیب چندین قلم از اقلام اطلاعاتی سند، تولید و هویت یکتایی برای آن ایجاد می نماید.
• بارکد دوبعدی (QR code): حاوی داده (های) نهفته است که میتوان آن را با اسکنرهای مربوط یا دوربین تلفن همراه بازخوانی نمود.
• پروتکل ECE) Electronic Correspondence Exchange): پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات جهت تبادل اطلاعات میان سامانه های نرم افزاری، بالاخص سامانه های مکاتبات اداری است.
ماده ۳- تکالیف:
۱- دستگاه های اجرایی مکلفند نسبت به درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد خود از طریق تجهیز کلیه سامانه هایی که منجر به تولید مکاتبات و اسناد میشود، به نحوی اقدام نمایند که قابلیت درج این شناسه طبق الگوی پیوست (۶ قلم اطلاعاتی اول جدول شماره ۱ پیوست) حداکثر ظرف مدت ۶ ماه و تکمیل شناسه با قلم اطلاعاتی هفتم، حداکثر ظرف مدت یک سال از ابلاغ این بخشنامه فراهم شود.
تبصره - دستگاه های اجرایی جهت تامین هزینه و تعهدات مالی مربوطه، لازم است نسبت به لحاظ نمودن موضوع این مصوبه در اعتبارات سالانه سامانه های ذیربط و قراردادهای پشتیبانی این سامانه ها اقدام نمایند.
۲- در اجرای مصوبه مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی به شماره ۱۲۴۶۹۷/ ۱ مورخ ۲۸/ ۰۷/ ۱۳۹۹ شورای اجرایی فناوری اطلاعات، دستگاه های اجرایی مکلفند به منظور ارسال مکاتبات، اسناد و مدارک به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران جهت آرشیو، امکانات لازم برای درج ۴ قلم اطلاعاتی از شمس شامل "شماره نامه، شناسه حوزه صدور، تاریخ و ساعت ثبت و صدور و شناسه حقوقی دستگاه" از جدول شماره ۱ پیوست را در سند موردنظر فراهم نمایند.
تبصره - به منظور آرشیو ملی مکاتبات و اسناد، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران مسئول هماهنگی و نظارت بر دستگاه های اجرایی در تجهیز سامانه های ذیربط به شمس، مطابق با موضوع این ماده بوده و موظف است گزارش های دوره ای اجرای آن را در بازه های زمانی ۶ ماهه به دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات و دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید.
۳- دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری، مسئولیت راهبری دستگاه های اجرایی در تجهیز سامانه های مکاتبات اداری به شمس و موارد مندرج در بخشنامه ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵/ ۱۲/ ۱۳۹۶ را بر عهده داشته و مکلف است تمهیدات لازم جهت ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در شرکت های دارنده سامانه های مکاتبات اداری جهت درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه های اجرایی را فراهم سازد.
تبصره ۱- دستگاههای اجرایی مکلفند پس از درج ۶ قلم اطلاعاتی اول در بارکد دوبعدی شمس (موضوع بند اول ماده ۳ این بخشنامه)، نتیجه را جهت بررسی و دریافت تاییدیه، به دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری اعلام نمایند.
تبصره ۲- دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری موظف است گزارش های دوره ای مبنی بر اجرای مفاد این دستورالعمل در دستگاه های اجرایی را در بازه های زمانی ۶ ماهه به دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید.
ماده ۴- این بخشنامه برای تمامی دستگاه های اجرایی لازم الاجراست و حسن اجرای آن در ارزیابی سالانه دستگاه های اجرایی لحاظ میگردد.
ماده ۵- بالاترین مقام دستگاه اجرایی، مسئول اجرای این بخشنامه بوده و واحدهای فناوری اطلاعات و مسئولان سامانه های موردنظر دستگاه های اجرایی موظفند تمهیدات لازم به منظور اجرای موثر و دقیق آن را طبق زمان بندی اعلام شده فراهم سازند.
جمشید انصاری
پیوست:
اقلام اطلاعاتی شناسنامه ملی سند (شمس)
اقلام اطلاعاتی که میبایست در شناسنامه ملی سند درج شوند، شامل موارد زیر است:
۱- شماره نامه که توسط سازمان ایجادکننده، تولید و عموما در سربرگ نامه چاپ میشود. این شماره حداکثر ۲۰ کاراکتر خواهد بود.
۲- تاریخ و ساعت ثبت و صدور که بر اساس استاندارد ISO۸۶۰۱ در قالب روز، ماه، سال و ساعت میباشد. این قلم اطلاعاتی، دقیقا ۱۹ کاراکتر است و بر اساس تاریخ شمسی به صورت زیر در نظر گرفته میشود:
[YYYY]-[MM]-[DD]T[hh]:[mm]:[ss]
مثال ۱۵:۰۲:۱۷T۲۸-۰۶-۱۳۹۹
۳- شناسه یکتای عمومی (GUID) که در قالب معرفی شده در اسناد ECE و شامل ۳۶ کاراکتر بوده و توسط سامانههای مکاتبات اداری تولید میشود.
۴- کد ملی امضاکننده نامه/سند که شامل حداکثر ۲۰ کاراکتر بوده و چنانچه نامه دارای دو امضاکننده باشد ۱۰ رقم اول، کد ملی امضاکننده اول و ۱۰ رقم بعدی، کد ملی امضاکننده دوم خواهد بود.
۵- نشانی پست الکترونیک سازمان ایجادکننده نامه/سند که حداکثر ۲۹ کاراکتر است. این نشانی همان نشانی پست الکترونیک تعریف شده برای دستگاه در شبکه دولت است.
۶- شناسنامه حقوقی دستگاه اجرایی ایجادکننده مکاتبه/سند که یک کد ۱۱ رقمی است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری) به هر سازمانی اختصاص داده است
۷- شناسه حوزه صدور شامل دو عنصر اعم از شناسه یکتای واحد سازمانی (شناسه ای منحصر به فرد که به هر واحد سازمانی در ساختار تشکیلاتی اختصاص داده میشود) و شناسه یکتای پست سازمانی (شناسه ای منحصر به فرد که به هر پست سازمانی اختصاص داده میشود) است که توسط سازمان اداری و استخدامی کشور تخصیص می یابد.
جدول ۱- اقلام اطلاعاتی مندرج در شناسه شمس
| کد شناسایی قلم داده | نام قلم داده | تعداد کاراکتر |
| ۱ | شماره نامه | ۲۰ |
| ۲ | تاریخ و ساعت ثبت و صدور | ۱۹ |
| ۳ | شناسه یکتایی(GUID) | ۳۶ |
| ۴ | کد ملی امضاکننده | ۲۰ |
| ۵ | نشانی پست الکترونیک شبکه دولت دستگاه اجرایی ایجادکننده نامه/سند | ۳۰ |
| ۶ | شناسه حقوقی دستگاه اجرایی ایجادکننده نامه/سند | ۱۱ |
| ۷ | شناسه حوزه صدور (شامل شناسه یکتای واحد سازمانی و شناسه یکتای پست سازمانی) | ۱۶ |
| شناسه حوزه صدور(۷)کد ملی امضاکننده(۶)شناسه حقوقی(۵)پست الکترونیک(۴)شناسه یکتایی(۳) تاریخ و ساعت ثبت و صدور(۲)شماره نامه(۱) |