دستورالعمل اجرایی ثبت وفات مصوب ۱۳۶۹/۰۵/۲۵
۲۵ /۵ / ۶۹
۱۴۳۲ /۲۳۰
اداره کل ثبت احوال استان
دستورالعمل اجرایی ثبت وفات به پیوست ابلاغ میگردد مقتضی است همراه با اجرا، نظرات اصلاحی و تکمیلی واحدهای تابعه و کمیته تحقیق استان را حداکثر تا تاریخ ۱۳۶۹/۸/۱۵ به دفتر قائم مقام و معاونت طرح و برنامه ارسال دارند ضمنا مدیران کل استان مسئول حسن اجرای آن خواهند بود.
علی اکبر رحمانی
معاون وزارت کشور و رئیس سازمان ثبت احوال کشور
دستور العمل اجرایی ثبت فوت
معاونت طرح و برنامه
گروه تحقیق مرکز
۱۳۶۹
بسمه تعالی
دستورالعمل اجرایی ثبت وفات
طبق ماده یک قانون ثبت احوال مصوب تیر ماه ۱۳۵۵ و اصلاحیه مورخ ۱۸ ۱۰/ ۶۲ مجلس شورای اسلامی وظایف این سازمان در ارتباط با ثبت وفات به شرح زیر میباشد:
بند ب " ثبت واقعه وفات و صدور گواهی وفات "
باین ترتیب ملاحظه میشود که ثبت وفات به عنوان دومین وظیفه سازمان ثبت احوال تلقی گردیده است و این مسئله اهمیت ثبت فوت را در سلسله مراتب وظایف قانونی سازمان نشان می دهد. علاوه بر این در فصل چهارم قانون مواد ۲۲ تا ۳۰ مربوط به ثبت وفات است که عینا در اینجا آورده میشود.
فصل چهارم - ثبت وفات
ماده ۲۲ - وفات هر کس اعم از ایرانی یا خارجی و همچنین ولادت طفلی که مرده بدنیا آمده بلافاصله پس از ولادت بمیرد باید به مامور یا نماینده ثبت احوال اعلام شود.
وفات ایرانیان در خارج از کشور به ماموران کنسولی محل اقامت یا به نزدیکترین ماموران کنسولی ایران یا به سازمان ثبت احوال اعلام میشود.
وفات ایرانیان و خارجیان ساکن کشور را ماموران و نمایندگان ثبت احوال و وفات ایرانیان در خارج از کشور را بر حسب محل اعلام، ماموران کنسولی ایران یا ماموران و یا نمایندگان ثبت احوال ثبت می کنند. وفات باید در سند ثبت وفات و همچنین در دفتر ثبت کل وقایع در صفحات مربوط به درگذشته و پدر و مادر او و شناسنامه متوفی ثبت و امضا و مهر گردد. وفات خارجیان پس از ثبت به شهربانی محل اعلام میشود و یک نسخه گواهی به سازمان ثبت احوال کشور فرستاده خواهد شد که به وزارت امور خارجه ارسال گردد.(اصلاحی ۱۸ /۱۰ / ۶۳)
تبصره - گواهی وفات به هر شخصی که درخواست کند تسلیم میگردد.
ماده ۲۳- در سند ثبت وفات باید اطلاعات زیر قید گردد:
۱-محل، روز، ماه و سال وفات و تاریخ ثبت
۲-نام و نام خانوادگی و جنس و تاریخ تولد و شغل و شماره شناسنامه با پروانه اقامت و تاریخ و محل صدور شناسنامه یا پروانه اقامت در گذشته
۳-علت فوت در صورتی که مشخص باشد.
۴-نام و نام خانوادگی و شماره شناسنامه و محل صدور شناسنامه پدر و مادر در گذشته
۵-نام و نام خانوادگی و شماره شناسنامه و محل صدور شناسنامه و محل اقامت و سمت اعلام کننده
۶-نام و نام خانوادگی و شماره شناسنامه و محل صدور شناسنامه و محل اقامت و شغل گواهان
۷-نام و نام خانوادگی و امضا نماینده یا مامور ثبت احوال و اثر مهر
۸-شماره و سری برگ مخصوص ثبت وفات
۹-محل توضیحات (اصلاحی ۱۸ /۱۰ / ۶۳)
ماده ۲۴- واقعه وفات باید طبق تصدیق پزشک و در صورت نبودن پزشک با حضور دو نفر گواه ثبت گردد.
در مورد طفلی که مرده بدنیا آمده یا بلافاصله پس از تولد بمیرد در صورت وجود پزشک در محل تصدیق پزشک ضروری است و در صورت نبودن پزشک گواهی دو نفر کافی است. پزشکی که وقوع مرگ به او اطلاع داده میشود در هر مورد مکلف به معاینه جسد و صدور تصدیق یا اظهار نظر میباشد و در صورت امکان تشخیص علت مرگ باید تصدیق شود و بهر حال یک نسخه از تصدیق یا اظهار نظر خود را باید به ثبت احوال محل در مهلت مقرر ارسال نماید.
ماده ۲- مهلت اعلام مرگ ده روز از تاریخ وقوع یا وقوف بر آن است.
مرگ در اثنا سفر رخ دهد مهلت اعلام آن از تاریخ رسیدن به مقصد احتساب خواهد شد.
تبصره - ترتیب ثبت وقایع ولادت و مرگی که پس از انقضا مهلت مقرر اعلام شود در آیین نامه اجرایی قانون تعیین خواهد شد.
ماده ۲۶- اعلام مرگ و امضا سند ثبت مرگ به ترتیب به عهده یکی از اشخاص زیر است:
۱-نزدیک ترین خویشاوند متوفی که در موقع مرگ حاضر بوده است.
۲-متصدی یا صاحب مکانی که مرگ در آن رخ داده است یا نماینده او
۳-هر شخصی که در موقع مرگ حاضر بوده است.
ماموران انتظامی یا کد خدا
تبصره - متصدیان گورستان یا دفن مکلف به اطلاع مرگ به ثبت احوال هستند.
ماده ۲۷- در صورتی که مرگ یا ولادت طی نامه رسمی از طرف ماموران انتظامی یا قضایی و یا سایر مقامات اعلام شود شماره و تاریخ اعلام نامه در سند درج و به منزله امضا سند خواهد بود.
ماده ۲۸- در موارد زیر اعلام مرگ به عهده مقامات زیر است:
۱-در صورتی که مرگ در اثر بروز سوانح از قبیل زلزله، سیل، طوفان و آتش سوزی واقع شود مقامات انتظامی یا گروههای امدادی حاضر در محل مکلفند واقعه مرگ را ضمن ارسال صورت حاوی نام و نام خانوادگی و حتی المقدور شماره شناسایی و محل صدور شناسنامه و سن متوفی اعلام نمایند.
۲-مرگ نظامیانی که در زمان صلح در سربازخانه و یا ضمن مانورهای نظامی یا در زمان جنگ واقع میشود به وسیله فرمانده قسمت با تعیین نام و نام خانوادگی و شماره شناسایی و محل صدور شناسنامه اعلام میگردد.
ماده ۲۹- در مواردی که مشخصات متوفی معلوم نشود یا به بعضی از اطلاعاتی که باید در سند قید شود دسترسی نباشد در سند ثبت مرگ به جای مشخصات عبارت (نامعلوم) نوشته میشود تکمیل مشخصات نامعلوم با هیات حل اختلاف خواهد بود.
ماده ۳۰- مدرک ثبت فوت فرضی غائب مفقود الاثر از آن دادگاه صادر شده مکلفند یک نسخه از رای صادره را طی نامه رسمی به ثبت احوال محل ارسال دارند.
با توجه به مفاد قانون بویژه ماده ۲۶ می توان جهت تسهیل امر ثبت وفات حتی بدون مراجعه خویشاوندان متوفی نسبت به ثبت واقعه وفات اقدام نمود علاوه بر این مواد ۲۷ - ۲۸ - ۲۹ و ۳۰ ابزارهای دیگری در اختیار سازمان ثبت احوال قرار داده است که با استفاده از این اهرمها ثبت واقعه وفات تسهیل میگردد.
با عنایت به ماده ۵ قانون و سایر آیین نامه ها و بخشنامه ها و مصوبه شورای امنیت کشور ثبت احوال مجاز به استفاده از همکاری سایر دستگاهها، نهادها و واحدهای دولتی و وابسته به دولت میباشد.
نص ماده ۵ قانون و مصوبه شورای امنیت کشور به شرح زیر میباشد:
۱-ماده ۵ - سازمان ثبت احوال کشور در اجرای وظایفی که بر عهده دارد میتواند از وجود کارکنان سازمانهای دولتی، ارگانها و نهادهای انقلاب اسلامی موجود در محل استفاده نماید.
تبصره ۱- ماموران دولت و کارکنان بیمارستانها و گورستانها مکلفند با سازمان ثبت احوال کشور در اجرای وظایف قانونی همکاری نمایند.
بخشنامه به کلیه استانداریهای سراسر کشور ۲۰۲۰ /۱ / ۴۱ مورخ ۱۳۶۶/۳/۲۶
جهت نظارت و کنترل دقیق تر در استفاده قانونی از شناسنامه های افراد و جلوگیری از سواستفاده های احتمالی از شناسنامه متولیان و رعایت قوانین مربوطه مراتب زیر جهت اجرا ابلاغ میگردد.
۲-در شهرها
الف - در نقاط شهری، گورستانهای عمومی شهرها با همکاری شهرداری و بخشداری محل محصور گردد.
ب - شهرداریها با همکاری ادارات ثبت احوال نسبت به اختصاص محل مناسبی جهت استقرار نمایندگی ثبت احوال برای ابطال شناسنامه های متوفیان اقدام نمایند و حتی المقدور مراسم تدفین بعد از ابطال شناسنامه انجام گردد.
ج- فرمانداریها و بخشداریها و شهرداریها با همکاری نیروهای انتظامی محل و سایر ارگانهای ذیربط (ثبت اسناد و املاک و ستاد بسیج اقتصادی و ادارات بازرگانی) در صورت مشاهده موارد خلاف نسبت به جمع آوری و ارسال شناسنامه های متوفیان به ثبت احوال محل جهت ابطال و ثبت فوت اقدام نمایند.
۳-در روستاها
الف - بخشداریها و بهداریهای محل با همکاری جهاد سازندگی و شوراهای اسلامی روستاها و با استفاده از اطلاعات سایر دستگاههای اجرایی حتی الامکان با تشکیل واحدهای سیار نسبت به جمع آوری و ارسال شناسنامه های متوفیان به ادارات ثبت احوال جهت ابطال و ثبت فوت اقدام نمایند.
ب - نیروهای انتظامی بویژه پاسگاههای ژاندارمری در سراسر کشور موظفند در این زمینه با بخشداریها و جهاد سازندگی و ثبت احوال همکاری نزدیک داشته باشند.
۴-کلیه نیروهای انتظامی، کمیته، ژاندارمری، شهربانی موظفند در صورت مشاهده موارد استفاده غیر قانونی از شناسنامه متوفیان یا متخلفین برابر قانون تعزیرات و مواد کیفری قانون ثبت احوال رفتار و شناسنامه را جهت ابطال به ثبت احوال ارسال و مرتکبین را به مراجع ذیصلاح معرفی نمایند.
۵-ارائه هر گونه خدمات و تسهیلات و صدور مدارک دولتی توسط ارگانهای دولتی و نهادهای انقلاب اسلامی برای شناسنامه متوفیان (به جزاستفاده های قانونی) ممنوع میباشد.
سید علی اکبر محتشمی
وزیر کشور و رئیس شورای امنیت
مروری بر وضعیت موجود
اطلاعات به دست آمده نشان می دهد که در سال ۱۳۶۸ در سراسر کشور کمتر از ۴۰ درصد مرگ و میرها ثبت گردیده است.
از مجموع ۶۴۵ / ۱۹۹ واقعه ثبت فوت ۳۰۴ / ۱۲۸ مورد آن یعنی ۴ /۶۴ درصد مربوط به مردان و ۱۰۴۱/۷۱ مورد یعنی ۶/۳۵ درصد از فوتها ثبت شده مربوط به زنان میباشد همچنین اطلاعات به دست آمده نشان میدهد که از جمع فوتهای ثبت شده ۳۲۱/۱۲۱ فقره مربوط به جامعه شهری که ۸ /۶۰ درصد و ۷۸۳۲۴ مورد از فوتهای ثبت شده که ۲ /۳۹ درصد از کل فوتهای ثبت شده را تشکیل می دهد مربوط به جامعه روستایی است. این ارقام نشان میدهند که در حال حاضر ثبت فوت در جامعه شهری بیشتر از جامعه روستایی است و ثبت فوت مردان بیشتر از زنان انجام میشود، لذا در تلاش برای افزایش میزان ثبت مرگ توجه به مناطق روستایی و نیز ثبت فوت زنان باید از اهمیت بیشتری برخوردار شود بررسی های انجام شده در گروه تحقیق نشان می دهد که ثبت فوت در استانها و شهرستانهای کشور به یک میزان انجام نمی شود به طوریکه در پنج شهرستان میزان ثبت فوت به ترتیب ۸ /۵، ۸ /۵، ۸ /۸، ۹ /۶ و ۱۰ /۷ در هزار بوده است در صورتی که در تعداد زیادی از شهرستانها این میزان حتی ۰ / ۱ میزان ثبت شهرستانهای فوق هم نمیباشد. علاوه بر این بررسی نشان میدهد که در تعدادی از استانها میزان ثبت فوت تا حدود ۶۰ درصد نسبت به سال ۱۳۶۵ افت کرده است. مورد دیگر که لازم بذکر است عملکرد متفاوت داخل استان است این مسائل و مسائل دیگر موجب گردید که در مورد افزایش میزان ثبت فوت تصمیماتی اتخاذ گردد که دستورالعمل حاضر گام اول در این رابطه است.
عوامل موثر در ثبت فوت
در ثبت هر واقعه افراد و اقدامات آنها بویژه کارکنانی که مسئولیت ثبت فوت را به عهده دارند قابل انکار نیست و در ثبت واقعه فوت این افراد به دو دسته درون سازمانی و برون سازمانی تفکیک گردیده اند.
الف - افراد واحدهای داخل سازمان که در ثبت واقعه فوت موثرند
مامور واقعه فوت
مسئول آماری شهرستان
رئیس اداره ثبت احوال شهرستان
مسئول آماری استان
مدیر کل ثبت احوال استان
کمیته تحقیق و بررسی آمارهای حیاتی استان
دفتر پژوهش و برنامه ریزی
اداره نظارت، پیگیری و ارزشیابی
اداره کل خدمات و مدارک سجلی
دفتر امور حقوقی سازمان
دفتر آمار و اطلاعات جمعیتی
گروه تحقیق و بررسی آمارهای حیاتی
مسئولین سطح بالای سازمان
ب- عوامل برون سازمانی
مردم
ارگانها، نهادها وسازمانهائیکه قانونا مکلف به همکاری هستند
تصمیمات دولت
با عنایت به موارد فوق سعی شده است که برای هر یک از افراد و واحدهای موثر شرح وظایف معینی پیش بینی گردد تا با انجام آنها بتوان میزان ثبت فوت را در کلیه مناطق کشور به واقعیت نزدیکتر نمائیم.
در تهیه این دستورالعمل از مصوبات قبلی، تصمیمات متخذه و گزارشات مقدماتی ارسالی از کمیته های تحقیق استانها استفاده نموده ایم. یادآور میشود که این دستورالعمل مقدماتی و علاوه بر این تنها راه حل به واقعیت نزدیکتر نمودن میزان ثبت وفات محسوب نمی شود.
شرح وظایف و گردش کار ثبت وفات
به منظور هماهنگی با شرایط مناطق مختلف گردش کار پیش بینی شده مطابق با شرایط منطقه در نظر گرفته شده است که مناطق را میتوان به دو دسته تقسیم نمود:
الف - نقاط روستایی
ب - نقاط شهری
۱-نقاط روستایی
۱-۱-نقاط روستایی که یکی از ارگانهای زیر در آن فعالیت دارند
شورای اسلامی ده
جهاد سازندگی
خانه بهداشت روستایی
۲-۱- نقاط روستایی که فاقد واحدهای فوق هستند و از نظر مدیریتی وابسته به سازمانهای موجود در روستاهای دیگری نمیباشند (در روستاهائیکه شورای اسلامی ده، جهادسازندگی و خانه بهداشت روستایی در آنها مستقر نمیباشد ولی یکی از این نهادها در آن فعالیت دارد نحوه عملکرد آن برابر گروه اول عمل خواهد شد.
گروه اول:
بنا به تشخیص رئیس اداره ثبت احوال و یا نماینده تام الاختیار وی و هماهنگی یکی از افراد واحدهای سه گانه (شورای اسلامی ده، جهادسازندگی، خانه بهداشت روستایی) مسئول اخذ شناسنامه متوفی و تهیه گزارش برای اداره ثبت احوال میباشد.
گروه دوم:
در این دسته از آبادی ها بنا به تشخیص رئیس اداره ثبت احوال یا نماینده تام الاختیار وی و هماهنگی با بخشداری محل یکی از افراد این آبادیها که دارای شرایط زیر باشد به عنوان امین ثبت احوال انتخاب میگردد و مسئولیت اخذ شناسنامه متوفی و تهیه گزارش را به عهده خواهد داشت.
۱-دارای حداقل سن ۳۰ سال باشد
۲-دارای حداقل سواد خواندن و نوشتن باشد
۳-دارای حسن شهرت در محل بوده و مورد اعتماد مردم ده باشد
۴-ساکن در محل باشد
۵-شناخت کامل از افراد آبادی داشته باشد
۶-تمایل به همکاری با ثبت احوال را داشته باشد
۷-توان انجام کار و وظایف ارجاع شده را داشته باشد
وظایف امین یا نماینده ثبت
اخذ شناسنامه متوفی و ممهور نمودن صفحات شناسنامه به مهریکه از طرف اداره در اختیار وی قرار داده شده و تهیه لیست رویدادهای حیاتی
در اختیار گذاشتن شناسنامه و یا شناسنامه های متوفی و لیست رویدادهای حیاتی را به مامور ثبت احوال جهت ثبت فوت
تبصره ۱- در صورتی که زمان مراجعه مامور به روستا بازماندگان حضور داشته باشند با قبول اظهار امین و یا نماینده روستا فوت به ثبت برسد.
تبصره ۲- در صورتی که بازماندگان نیاز فوری به ثبت فوت متوفی را داشته باشند امین یا نماینده پس از ممهور نمودن شناسنامه متوفی به مهر و تنظیم فرم و وارد نمودن در لیست یا دریافت کارت معتبر از یکی از بازماندگان شناسنامه متوفی را با فرم توسط یکی از بازماندگان جهت ثبت فوت به اداره محل ارسال می دارد.
تبصره ۳- بازمانده پس از ثبت فوت و ارائه شناسنامه متوفی و یا گواهی از ثبت احوال میتواند کارت معتبر خود را دریافت نماید.
ارسال مرتب فرم مربوط به جلسه مشترک با مامور ثبت احوال که در روستا تشکیل شده و در آن تعداد واقعه به ثبت رسیده است.
وظایف مسئول ثبت احوال (در ارتباط با ثبت فوت)
۱-مراجعه به روستاهای حوزه ثبتی خود طبق برنامه زمان بندی شده از پیش اعلام شده.
۲-دریافت لیست متوفیات و انجام وظایفی که به عهده وی محول شده است.
۳-ثبت فوت هائیکه شناسنامه آنها توسط امین یا نماینده ثبت در روستا اخذ شده است.
۴-تسهیل و تسریع در ثبت وفات
۵-توجه بیشتر به ثبت فوت زنان
۶-یادداشت نمودن موارد نقص و مشکلات و موانع عمده در امر ثبت فوت و تهیه گزارش ماهیانه جهت اداره
۷-کنترل لیست دریافتی به منظور جلوگیری از فراموشیهای احتمالی
ب: نقاط شهری
نقاط شهری با بیش از ۲۰۰ هزار نفر جمعیت و سیستم گورستانی متمرکز
- نقاط شهری با بیش از ۲۰۰ هزار نفر جمعیت و سیستم گورستانی غیر متمرکز
سایر گورستانها
شرح وظایف مامورین ثبت وفات در گورستانهای متمرکز
۱-دریافت مدارک از ارباب رجوع یا نماینده گورستان و ثبت فوت
۲-تسریع و تسهیل در امر ثبت وفات به منظور جلوگیری از تضییع وقت مردم حداکثر قبل از انجام مراسم تدفین
۳-توجه بیشتر به ثبت فوت زنان
۴-دریافت اطلاعات از بیمارستانها در مورد آمار فوت شدگان در بیمارستانها و سایر مراکز
۵-حضور مامورین ثبت احوال در محل کار خود در ایام تعطیل در صورتی که کار عادی گورستان جریان داشته باشد.
۶-پیگیری برای انجام نهایی ثبت فوت در مواردی که شناسنامه متوفی در دسترس نیست و صدور گواهی تدفین از طرف ماموریت ثبت احوال موکول به دریافت شناسنامه یکی از منسوبین نزدیک متوفی است.
۷-حضور حداقل یک مامور ثبت احوال بعد از ساعات اداری تا پایان کار گورستان
۸-ارسال آمار متوفیاتی که قبل از دریافت شناسنامه فوت نمودهاند و ثبت فوت آنها در دفاتر مطابق با مقررات
۹-تکمیل فرمهای مربوط به ثبت واقعه فوت
۱۰-مسئولیت حفظ مدارک ارائه شده (شناسنامه) یکی از بازماندگان در زمان تعیین شده به عهده مسئول ثبت احوال است.
۱۱-چنانچه بازمانده در مدت تعیین شده جهت ارائه شناسنامه متوفی و اقدام به ثبت فوت مراجعه ننماید مامور ثبت احوال موظف است که شناسنامه بازمانده را همراه با فرم پیوست جهت الصاق به سند سجلی نامبرده به محل صدور شناسنامه ارسال نماید.
وظایف مامورین ثبت فوت در شهرهائیکه گورستانهای غیر متمرکز دارند
۱-دریافت اطلاعات از شهرداری محل و یا متصدی گورستان و اخذ مدارک لازم جهت ثبت فوت
۲-دریافت اطلاعات از بیمارستانها در مورد افراد متوفی
۳-مراجعه مستمر به کلیه گورستانهای دایر جهت کسب اطلاع از وقوع رویداد و انجام وظایف قانونی
۴-تسریع و تسهیل در امر ثبت فوت
۵-دقت بیشتر در بالابردن پوشش ثبت مرگ و میر زنان
۶-پیگیری برای انجام ثبت فوت در مواردی که شناسنامه متوفی در دسترس نبوده و صدور گواهی تدفین از طرف مامور ثبت احوال موکول به دریافت شناسنامه یکی از منسوبین نزدیک متوفی شده است.
۷-مسئولیت حفظ مدارک ارائه شده (شناسنامه) یکی از بازماندگان در زمان تعیین شده به عهده مسئول ثبت احوال میباشد.
۸-چنانچه بازمانده در زمان تعیین شده جهت ارائه شناسنامه متوفی و اقدام به ثبت فوت مراجعه ننماید مامور ثبت احوال موظف است که شناسنامه بازمانده را همراه با فرم پیوست جهت الصاق به سند سجلی به محل صدور شناسنامه ارسال دارد.
۹-تکمیل فرمهای مربوط به ثبت واقعه فوت
۱۰-حضور حداقل یک مامور ثبت احوال در ایام تعطیل و در ساعات غیر اداری در اداره هماهنگ با مامورین شهرداری در گورستانها
۱۱-یادداشت نمودن موارد نقص و مشکلات و موانع در ارتباط با ثبت وفات و تهیه گزارش ماهیانه جهت اداره
۱۲-ارسال آمار متوفیاتی که قبل از دریافت شناسنامه فوت نمودهاند و ثبت فوت آنها در دفاتر مطابق با مقررات
شرح وظایف مامورین ثبت فوت سایر شهرستانها
۱-دریافت اطلاعات از شهرداری محل و یا متصدی گورستان و اخذ مدارک لازم جهت ثبت وفات
۲-دریافت اطلاعات از بیمارستانها در مورد افراد متوفی
۳-مراجعه مستمر به کلیه گورستانهای دایر جهت کسب اطلاع از وقوع رویداد و انجام وظایف قانونی
۴-تسریع و تسهیل در امر ثبت فوت
۵-دقت بیشتر در بالابردن پوشش ثبت مرگ و میر زنان
۶-پیگیری برای انجام ثبت فوت در زمانی که شناسنامه متوفی در دسترس نبوده و صدور گواهی تدفین از طرف مامور ثبت احوال موکول به دریافت شناسنامه یکی از بازماندگان نزدیک متوفی شده است.
۷-مسئولیت حفظ مدارک ارائه شده (شناسنامه) یکی از بازماندگان در زمان تعیین شده به عهده مسئول ثبت احوال است.
۸-چنانچه بازمانده در زمان تعیین شده جهت ارائه شناسنامه متوفی اقدام به ثبت فوت مراجعه ننماید مامور ثبت احوال موظف است که شناسنامه بازمانده را همراه با فرم پیوست جهت الصاق به سند سجلی به محل صدور شناسنامه ارسال دارد.
۹-تکمیل فرمهای مربوط به ثبت فوت
۱۰-حضور حداقل یک مامورت ثبت احوال در ایام تعطیل و در ساعات غیر اداری در اداره هماهنگ با مامورین شهرداری در گورستانها
۱۱-تکمیل فرمهای مربوط به ثبت واقعه فوت
۱۲-یادداشت نمودن موارد نقص و مشکلات و موانع در ارتباط با ثبت وفات و تهیه گزارش ماهیانه
۱۳-ارسال آمار متوفیاتی که قبل از دریافت شناسنامه فوت نمودهاند و ثبت فوت آنها در دفاتر مطابق با مقررات
۱۴-انجام هر گونه اقدام قانونی دیگر به منظور افزایش ثبت مرگ و میر
شرح وظایف مسئولین آماری شهرستانها
۱-آموزش به مسئولین ثبت وقایع حیاتی روستائیان و مناطق شهری و پاسخ به سوالات امین یا نماینده ثبت در روستا
۲-بررسی جداول آماری تنظیم شده توسط مسئولین ثبت وقایع و کنترل آنها با اسناد
۳-دریافت گزارشات مربوط به وقایع حیاتی ارسال شده از واحدها و نهادها
۴-بررسی مستمر اطلاع دریافتی جهت تکمیل ثبت فوت و رفع نواقص
۵-ارجاع اطلاعات دریافتی به مامورین ثبت واقعه
۶-شرکت در جلسات توجیهی مورد نیاز امنا و نمایندگان ثبت در نقاط روستایی
۷-بررسی مستمر نتایج کار مسئولین ثبت واقعه
۸-دریافت گزارشات نواقص و مشکلات و دسته بندی آنها جهت تهیه گزارش برای مسئولین اداره
۹-تنظیم فرم بررسی گورستانهای دایر و متروکه
وظایف روسای ادارات شهرستانها در ارتباط با ثبت فوت
۱-تعیین تعداد مامورین ثبت وفات متناسب با واقعه در نقاط شهری (با توجه به اینکه میزان فوت کشور در حدود ۹ در هزار فرض شود بازای هر یکصد هزار جمعیت در نقاط شهری روزانه حدود ۴ واقعه ثبت فوت پیش بینی میگردد((روز کاری برای یک سال ۲۵۰ روز منظور شده))
۲-در صورتی که جمعیت نقاط شهری تا ۲۰۰ هزار نفر باشد میتوان یک مامور مستقیم برای ثبت فوت و سایر وظایف پیش بینی شده در نظر گرفت (نقاط شهری با جمعیت کم) برنامه ریزی و تعیین مامور با رئیس اداره میباشد
۳-تعیین امین ثبت با هماهنگی های لازم
۴-ایجاد هماهنگی بین ثبت احوال محل با فرمانداری، شهرداری به منظور حسن انجام ثبت مرگ و میر
۵-ایجاد هماهنگی بین اداره ثبت احوال محل و واحدهای بهداشتی و درمانی
۶-دریافت گزارشات ارسالی از طرف امین ثبت و ارجاع آن به مامورین
۷-تعیین مامور کنترل و بازرسی کار مامورین ثبت فوت
۸-ارائه شناسنامه بازماندگانی که فوت متوفی را به ثبت رسانیده اند
۹-پیشنهاد تشویق و ترفیع و پاداش برای مامورین فعال
۱۰-پیشنهاد تنبیه و یا تعویض مامورین کم کار به اداره کل استان
۱۱-شرکت در جلسات شوراهای روستایی در جهادسازندگی به منظور توجیه امر ثبت فوت و جلسه همکاری
۱۲-شرکت در جلسات خانه های بهداشت روستایی در شهرستان به منظور توجیه امر ثبت فوت و جلب همکاری
۱۳-بررسی رفع نواقص و مشکلات مامورین ثبت فوت که امکان برطرف کردن آنها در شهرستان وجود دارد و انعکاس نواقص و مشکلاتی که برطرف کردن آنها مستلزم تصمیمات مسئولین رده بالاتر است.
۱۴-جستجوی راه هایی که به افزایش میزان ثبت وفات کمک می کند
۱۵-پیگیری و ارزیابی مستمر فعالیتهای مامورین و تهیه و ارسال گزارش به استان
۱۶-اولویت قایل شدن برای ثبت فوت در سلسله وظایف اداری
۱۷-ارجاع کار متخلفین به دادگاهها در اجرای مواد قانون ثبت احوال
۱۸-تامین وسایل و امکانات مورد نیاز مامورین
وظایف مسئول آماری استان در ارتباط با ثبت فوت
۱-توجیه مسئولین آماری شهرستانهای تابعه استان
۲-رفع نواقص تکنیکی و شغلی مسئولین آماری شهرستانها
۳-بررسی مستمر اطلاعات و گزارشات دریافتی از شهرستانها و جمع بندی آنها به منظور رفع نواقص و اعلام به کمیته تحقیق استان
۴-شرکت در جلسات توجیهی مورد نیاز مسئولین آماری شهرستانها
۵-انجام بازرسیهای مستمر و تهیه گزارش برای کمیته تحقیق از عملکرد واحدهای شهرستانی
۶-شرکت در جلسات توجیهی در مرکز سازمان
۷-انجام محاسبات مربوط به وقوع رویداد و ثبت آن و تجزیه و تحلیل اطلاعات به دست آمده بر پایه راهنمایی های کمیته تحقیق استان
۸-نظارت مستقیم در تنظیم فرم گورستانهای دایر و متروکه
وظایف مدیر کل استان در ارتباط با ثبت فوت
پیگیری و ایجاد تحرک لازم در کمیته تحقیق جهت انجام فعالیتهای تحقیقاتی مربوط به مرگ و میر
صدور احکام ویژه نمایندگان ثبت و امنای معرفی شده از طرف اداره ثبت احوال شهرستان
بررسی و اتخاذ تصمیم در مورد پیشنهادات تشویقی و تنبیهی مامورین ثبت فوت
پیشنهاد تشوق و تنبیه روسای ادارات در ارتباط با فعالیت و یا کم کاری
ایجاد همکاری بین سازمان ثبت احوال، استانداری، شهرداری، واحدهای انتظامی، جهاد سازندگی، واحدهای بهداشتی و درمانی و مقامات قضایی
برقراری و توسعه روابط عمومی گسترده و انجام تبلیعات لازم از طریق رسانه های گروهی محل و سایر طق ممکن
پیگیری تهیه لیست و مشخصات گورستانهای دایر و متروکه استان و محصور کردن آنان
بررسی و رفع مشکلات و موانع ثبت مرگ که امکان برطرف کردن آنها در محل وجود دارد و منعکس کردن مسائل و مشکلاتی که نیاز به تصمیم گیری مسئولین بالاتر دارد
پیگیری برقراری کشیک ثبت فوت در ایام تعطیل و ساعات غیر اداری، هماهنگ با فعالیت مسئولین گورستانها
تامین وسایل و امکانات مورد نیاز شهرستانهای تابعه استان.
شرح وظایف کمیته تحقیق استان در ارتباط با ثبت فوت
انجام تحقیقات لازم جهت تعیین علل و عوامل موثر در کم ثبتی و دیر ثبتی و حدود تاثیر هر یک از عوامل
بررسی گزارشات مربوط به نواقص و مشکلات و تهیه و ارائه راه حلهای ممکن به مسئولین استان و گروه تحقیق مرکز
بررسی تاثیر اقدامات انجام شده در جهت افزایش میزان ثبت و تعیین وضعیت شهرستانها از طریق مطالعات تطبیقی
بررسی فرمها و تعاریف و مفاهیم و طرحهای مربوط به ثبت وفات و تهیه گزارشات مربوطه
بررسی دستورالعمل فعلی و تهیه گزارشات اصلاحی با توجه به شرایط خاص منطقه
همکاری با گروه تحقیق مرکز
محاسبه نرخها و میزانهای فوت و ثبت آن و انجام مطالعات تطبیقی ذیربط
جستجو و معرفی روشها و طرحهائیکه با شرایط فرهنگی، سنتی و اقلیمی منطقه سازگار بوده و نتیجه مطلوبتری بدهد.
تهیه پیشنهادات مربوط به تامین پوشش کامل ثبت
بررسی فرمها، دستور العمل ها و گردش کار و سایر زمینه های ذیربط با ثبت فوت به منظور ارائه راه حلهای تجدید نظر شده جهت تسهیل و افزایش میزان ثبت و بهبود کیفیت کار و کاهش مراحل اداری
تحقیق در مورد نقائص و تهیه گزارشات لازم جهت ارائه به مسئولین
تنظیم مرتب گزارشات و اقدامات انجام شده و ارسال به گروه تحقیق
وظایف دفتر امور حقوقی در ارتباط با این دستورالعمل
۱-پاسخگویی به مسائل حقوقی مربوط به ثبت فوت
۲-تهیه و طبقه بندی موانع و مشکلات حقوقی ثبت فوت و ارائه راه حلهای لازم جهت برطرف کردن آنها
۳-پیگیری مسائل مربوط به متخلفین به دادگاههای عمومی و تهیه گزارش نتایج و ارائه به معاونت طرح و برنامه
۴-معرفی مامورین متخلف و کم کار و اعلام مجازات پیش بینی شده برای آنان
۵-مطالعه مجازاتهای پیش بینی شده و تهیه و تکمیل مجازاتهای به هنگام برای متخلفین و تهیه گزارش لازم جهت مسئولین سازمان
۶-پیدا نمودن راه حلهای حقوقی برای رفع موانع و مشکلات موجود در امر ثبت فوت
وظایف اداره کل خدمات و مدارک سجلی در ارتباط با این دستورالعمل
۱-ارشاد و راهنمایی واحدهای اجرایی در پیچیدگی های ثبت فوت
۲-تصمیم و تسری روشهای فنی ثبت فوت واحد در تمامی سطوح اجرایی سازمان و همکاری با واحدهای ذیربط در نظارت بر حسن اجرای آن
۳-دقت در حسن اجرای آیین نامه و دستورالعمل اجرایی ثبت فوت و تهیه و ارائه گزارشات لازم
۴-پیگیری ثبت اعلامیه های فوت ظهر اسناد و تهیه و ارائه گزارشات مرتب در این زمینه
۵-پیگیری مصوبات در مورد ثبت فوت و ایجاد هماهنگی با شهرداری ها به منظور محصور کردن گورستانها.
شرح وظایف گروه تحقیق در ارتباط با ثبت فوت
۱-دریافت بررسیها و تحقیقات انجام شده در کمیته تحقیق استان ها و انعکاس نکات برجسته به مسئولین سازمان
۲-تهیه طرح تفصیلی افزایش ثبت مرگ و میر و ارائه آن
۳-ارزیابی اقدامات انجام شده در جهت افزایش میزان ثبت و اعلام نتیجه ارزیابی
۴-انجام بررسی های لازم برای تامین پوشش کامل ثبت مرگ و میر
۵-شناسایی و معرفی استانها و شهرستانهای فعال در زمینه ثبت مرگ و استانها و شهرستانهای غیر فعال و تهیه گزارشات مرتب در این زمینه
۶-شناسایی و معرفی روشهای موثر در افزایش دقت ثبت و بهبود کیفیت ثبت فوت
۷-شناسایی و معرفی پارامترهای موثر در کاهش مرگ
۸-تهیه تعاریف و مفاهیم و فرمها و دستورالعمل های مورد نیاز ثبت مرگ
۹-فراهم آوردن چارچوب اطلاعاتی مطمئن و قطعی در زمینه مرگ برای تهیه امکان استفاده از این اطلاعات در برنامه ریزی های تحقیقاتی و مطالعات تطبیقی
۱۰-دریافت گزارشات مربوط به نواقص و مشکلات و بررسی آنها و تهیه گزارش مورد نیاز جهت مسئولین برای حل این موارد.
شرح وظایف دفتر پژوهش و برنامه ریزی در افزایش میزان ثبت فوت
۱-تهیه برنامه زمان بندی امکانات و ملزومات مورد نیاز اجرای طرح تفصیلی ثبت فوت
۲-تهیه برنامه زمانی لازم برای تامین پوشش کامل
۳-تهیه طرح امکانات و ملزومات مورد نیاز ثبت کامل
۴-تهیه و ترجمه متون علمی و تکنیکی مورد نیاز
۵-تهیه برنامه آموزش مسئولین آماری استانها و شهرستانها و مطالب مورد آموزش
۶-تهیه طرحهای موردی برای ارزیابی نتایج ثبت فوت
۷-تهیه طرح افزایش کارآیی مسئولین و مامورین ثبت فوت
۸-تهیه برنامه زمانی برای انجام وظایف محوله در این دستورالعمل و ارائه آن به گروه تحقیق مرکز
شرح وظایف دفتر آمار و اطلاعات جمعیتی در ارتباط با این دستورالعمل
۱-تهیه و تجدید نظر در فرمها و جداول آماری ثبت فوت
۲-تهیه دستورالعمل تکمیل فرمها و گردش کار آنها
۳-دریافت اطلاعات آماری ثبت و وقوع رویداد و طبقه بندی و استخراج و انتشار آنها
۴-انجام بررسی ها و بازرسیهای لازم به منظور اطمینان از صحت و دقت آمارهای ارسالی
۵-تهیه حدود نواقص فرمهای ارسالی
شرح وظایف مسئولین سازمان
الف: ایجاد هماهنگی بین سازمان ثبت احوال و دستگاهها و نهادهای زیر:
۱-جهاد سازندگی
۲-وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی
۳-وزارت کشور و واحدهای تابعه آن
۴-وزارت دادگستری
ب: فراهم آوردن امکانات مورد نیاز افزایش میزان ثبت فوت
ج: افزایش سطح آگاهی مردم به تکالیف قانونی از طریق توسعه روابط ارشادی
د: منعکس نمودن اقدامات انجام شده به مقامات کشور
ه-: فراهم آوردن زمینه رفع مشکلات، نواقص ثبت مرگ که امکان برطرف کردن آن در استان میسر نیست.
و: تشویق مسئولین که نتیجه فعالیت آنها در زمینه ثبت مرگ دارای ارزش تشویق است
ز: تنبیه مسئولینی که عدم فعالیت آنها موجب گردیده که ثبت مرگ به نحوی انجام نشود
ح: فراهم آوردن امکان تبادل نظر مامورین، امنا و مسئولین ثبت فوت
ت: بالا بردن دانش شغلی مامورین و مسئولین ثبت احوال
ت: فراهم آوردن امکانات تشدید مجازات متخلفین از ثبت فوت اعم از مامورین و بازماندگان متوفی
ک: فراهم آوردن امکانات تبادل نظر با سایر کشورهائیکه ثبت واقعه فوت آنها کامل است
گردش کار
الف - در گورستانهای متمرکز:
۱-مسئولین گورستانها مکلفند شناسنامه متوفی را قبل از صدور اجازه دفت یا خروج جنازه از گورستان از بستگان متوفی دریافت و جهت ثبت فوت تحویل مامور ثبت احوال مستقر در گورستان دهند.
۲-در صورتی که شناسنامه متوفی در دسترس نباشد بایستی تاکید شود تا شناسنامه تحویل گردد در غیر این صورت (شناسنامه) یکی از بازماندگان نزدیک متوفی دریافت و تحویل ماموریت ثبت احوال گردد و رسید دریافت شود آنگاه پس از اعلام مسئول ثبت احوال جنازه دفن گردد.
۳-در مواردی که متوفی فاقد بازمانده است و یا بازماندگان در محل حضور نداشتند و جنازه توسط واحدهای اداری به گورستان منتقل میشود در صورتی که شناسنامه متوفی در اختیار آن واحد است می بایستی طی نامه ای فوت را اعلام و شناسنامه را جهت ثبت فوت تحویل ثبت احوال نماید در غیر این صورت مشخصات متوفی را همراه با گزارش فوت در اختیار ثبت احوال قرار دهد تا اقدام به ثبت فوت گردد.
۴-مامورین ثبت احوال موظفند در اسرع وقت نسبت به ثبت فوت اقدام و مدارک را تحویل بازمانده نمایند.
۵-در صورتی که شناسنامه متوفی در دسترس نبوده و شناسنامه یکی از بستگان نزد مامور ثبت احوال است پس از تاریخ تعیین شده چنانچه جهت ثبت فوت اقدام نشود شناسنامه را به بایگانی محل صدور ارسال و رونوشت برای صاحب اصل شناسنامه ارسال نماید.
۶-در صورتی که اعلام شود شناسنامه متوفی مفقود شده مامور ثبت فوت موظف است که از محل صدور شناسنامه متوفی استعلام و نسبت به ثبت فوت اقدام نماید.
ب: در گورستانهای غیر متمرکز و سایر شهرستانها
۱-مسئولین گورستانها مکلفند جهت ثبت فوت و ابطال شناسنامه متوفی بازماندگان را راهنمایی نمایند تا به اداره ثبت احوال مراجعه و نسبت به ثبت فوت اقدام نماید.
۲-مسئول گورستان وقتی میتواند متوفی را دفن نماید که شناسنامه متوفی ابطال شده باشد و یا اینکه اداره ثبت احوال (مامور ثبت فوت) گواهی داده باشد.
۳-در مواردی که متوفی فاقد بازمانده است و یا بازماندگان در محل حضور ندارند و جنازه توسط واحدهای اداری به گورستان منتقل میشود در صورتی که شناسنامه متوفی در اختیار آن واحد باشد مکلفند طی گزارشی همراه با شناسنامه جهت ابطال به ثبت احوال محل اعلام و در صورتی که شناسنامه در دست نباشد همراه گزارش مشخصات متوفی اعلام تا نسبت به ثبت فوت اقدام شود.
۴-مامورین ثبت احوال موظفند در اسرع وقت نسبت به ثبت فوت اقدام و مدارک لازم را تحویل بازمانده نمایند.
۵-در صورتی که شناسنامه متوفی در دسترس نباشد و شناسنامه یکی از بستگان نزد مامور ثبت احوال است پس از مدت تعیین شده چنانچه جهت ثبت فوت اقدام نشود شناسنامه بازمانده به بایگانی محل صدور ارسال و رونوشت برای صاحب شناسنامه ارسال میشود.
۶-در صورتی که اعلام شود شناسنامه مفقود شده مامور ثبت احوال (ثبت فوت) موظف است که از محل صدور شناسنامه متوفی استعلام و نسبت به ثبت فوت اقدام نماید
ج: در روستاها
۱-در کلیه آبادیهائیکه نماینده یا امین ثبت احوال در محل مستقر است امین یا نماینده مکلف است هنگام مراجعه مامور ثبت احوال لیست اسامی متوفیات را با مدارک (شناسنامه متوفی در صورت در دست نبودن شناسنامه متوفی، شناسنامه یکی از بستگان) و طی نامه ای به مسئول ثبت احوال تا مامور ثبت احوال اقدام به ثبت فوت نماید.
۲-در صورتی که شناسنامه متوفی در دست نباشد مامور ثبت احوال موظف است مشخصات متوفی را با همکاری امین یا نماینده ثبت احوال روستا به دست آورده و پس از استعلام از بایگانی محل صدور نسبت به ثبت فوت اقدام نماید.
۳-در صورتی که بازماندگان متوفی نیاز فوی به ثبت فوت داشته باشند امین یا نماینده مکلف است شناسنامه متوفی را همراه با گزارش به اداره ثبت احوال محل به وسیله یکی از بازماندگان اعلام نماید.
۴-اداره ثبت احوال موظف است در اسرع وقت نسبت به ثبت فوت اقدام نماید.
فرم شماره ۱
بسمه تعالی
دعوتنامه
برادر.............................. ساکن در قریه. .................
در اجرای ماده ۵ قانون ثبت احوال جنابعالی به عنوان رابط روستا با اداره ثبت احوال شهرستان. .......... انتخاب شده اید خواهشمند است در صورت علاقه و تمایل راس ساعت. ..... روز. ..... جهت پاره ای مذاکرات در اداره ثبت احوال. ..... حضور بهمرسانید.
قبلا از همکاری و بذل توجهی که در این زمینه مبذول میدارید صمیمانه تشکر میشود.
رئیس واحد خدمات روستایی
اداره ثبت احوال
فرم شماره ۲
تعهد نامه
اینجانب. .... دارای شناسنامه شماره. ... صادره... متولد. .. فرزند. .. ساکن قریه. .. شغل. .. چون به عنوان رابط اداره ثبت احوال. .. در قریه. .. انتخاب شده ام برای رضای خداوند با تعهد کامل اسلامی در راه خدمت بهمردم ضمن ابراز علاقه و تمایل به انجام این وظیفه خطیر آمادگی خود را در اجرای آن همکاری بر طبق ضوابط تعیین شده اعلام میدارم و برای آن هیچگونه درخواست مالی ندارم. و وظیفه خود را در چارچوب شرح وظایف اعلام شده انجام خواهم داد.
نام و نام خانوادگی و امضا
امضا تاریخ
صلاحیت برادر. .... که به عنوان رابط اداره ثبت احوال. ... در قریه. .. انتخاب گردیده مورد تایید است.
بخشداری
جهادسازندگی
مهر و امضا
فرم شماره ۳
بسمه تعالی
برادر. .. ساکن قریه...
به منظور اجرای ماده ۵ قانون ثبت احوال از تاریخ. .. جنابعالی به سمت رابط این اداره با اهالی قریه. .. منصوب می شوید. امید است با تلاش و پشتکاری که در انجام این وظیفه از خود نشان می دهید بتوانیم در راه خدمت بمردم بیش از پیش موثر باشیم.
بدیهی است ضمن دریافت فرمهای اطلاعیه از واحد خدمات روستایی این اداره و با توجه به توجیهی که در این زمینه خواهد شد اطلاعیه ها را در اسرع وقت با وسیله ای مطمئن و ممکن باین اداره ارسال تا با توجه به اولویت ها ترتیب اعزام مامور به آن قریه داده شود.
رئیس اداره ثبت احوال