این شیوه نامه که بر اساس ماده 18 قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات مصوب 1387 و آیین‌نامه های اجرایی آن، در تاریخ 1397/07/29 به تصویب کمیسیون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات رسیده، بر اساس تبصره 2 ماده 18 قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات که مقرر می‌دارد مصوبات کمیسیون پس از تایید رئیس جمهور لازم الاجرا است در تاریخ 1398/09/02 به تایید رئیس محترم جمهور رسیده است.
ماده 1
اسناد و مکاتبات اداری موضوع این شیوه نامه از جمله عبارتند از کلیه نوشته ها، نامه ها، گزارش ها، صورتجلسه ها، قراردادها، ابلاغیه ها، اخطاریه ها، فرم ها، دفترها، قبوض، مدارک و سوابق کارکنان، نمودارها، شرح وظایف، نقشه ها، میکروفیلم ها، نوارها، میکروفیش ها، فیلم و زینکو سایر حامل های اطلاعات اداری که در اجرای وظایف قانونی تولید، تهیه، دریافت یا نگهداری می‌شود. اسناد و مکاتبات در این شیوه نامه، سند نامیده می‌شود.
ماده 3
متقاضی یک سند اداری که طبق ماده 2 قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات باید تابعیت ایرانی داشته باشد می‌تواند سند مورد نظر خود را حسب مورد از هر یک از موسسات زیر که مشمول قانون مذکور باشند مطالبه کند:
1. موسسه ای که سند را تولید یا دریافت کرده است
2. موسسه ای که سند را به موسسات عمومی یا خصوصی ابلاغ کرده است
3. موسسه ای که در اجرای وظایف قانونی خود به آن سند استناد می کند
4. موسسه ای که به موجب قانون وظیفه نگهداری از سند را بر عهده دارد
ماده 4
اسناد و سوابق مقدماتی و پشتیبان همانند دستور جلسات، دعوت نامه ها، پیش نویس مصوبات و تصمیمات، ارجاعات اسناد و مکاتبات اداری، گزارش های توجیهی و مطالعاتی، مستندات قانونی تصمیمات و پیوست ها، درخواست ها و نامه های دستی بدون نام و امضا، پس از تصویب مصوبه یا اتخاذ تصمیم و در صورت قابل دسترس بودن اصل تصمیم، قابل دسترس خواهند بود مگر آنکه رئیس موسسه ای که اسناد مذکور در آنجا تولید شده است انتشار یا قابل دسترس بودن آنها را بنا به مصالحی نظیر اخذ مشورت عمومی، پیش از تصویب مصوبه یا اتخاذ تصمیم مورد نظر، اجازه دهد.
ماده 5
اسناد ملی و پشتیبانی نظیر فیش های حقوقی مدیران، فاکتورها، قبوض، اسناد سپرده های نقدی و تضامین غیرنقدی، گواهی های تایید کارکرد، دستورهای پرداخت، مکاتبات ذیحسابی و صورتحساب ها، با رعایت مفاد «شیوه نامهتشخیص و تفکیک اسرار دولتی» موضوع ماده 13 قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات و «شیوه نامه تشخیص و تفکیک اطلاعات مربوط به حریم خصوصی و اطلاعات شخصی از اطلاعات عمومی» مصوب 1397/07/29 موضوع مواد 14 و 15 قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات برای عموم متقاضیان قابل دسترس خواهند بود.
ماده 6
اسناد کارگزینی و پرسنلی نظیر نتایج گزینش، احکام شروع خدمت، پست سازمانی، مکاتبات مرتبط با ماموریت های اداری، پرونده های ارتقای شغلی، استعفانامه، احکام اخراج، عزل و نتایج ارزشیابی، صرفاٌ برای متقاضیانی که اسناد به آنها مربوط می‌شود قابل دسترس خواهد بود. وکیل یا قیم شخص در حدود اختیارات قانونی حق دسترسی به این اطلاعات خواهد داشت.
سایر موسسات عمومی حق دسترسی به این اطلاعات را ندارند مگر آنکه با توجه به وظایف مصرح قانونی، دسترسی به این اطلاعات مستقیماً برای انجام آن وظایف ضرورت داشته باشد که در این صورت نیز باید از اطلاعات دریافتی صرفاً برای هدف اولیه استفاده کنند و حق ذخیره و نگهداری اطلاعات دریافتی برای استفاده های دیگر را بدون رضایت موسسه ارسال کننده نخواهند داشت. دسترسی مراجع قضایی به اسناد اداری تابع قوانین خاص خود می‌باشد.
ماده 7
چنانچه دسترسی یک شخص به اسناد طبقه بندی شده برای احقاق حق یک شخص یا حمایت از جان یا آزادی یا سلامتی او ضروری باشد چنانچه مبانی و جهات طبقه بندی منتفی باشد می‌تواند از مرجع طبقه بندی کننده یا نگهدارنده درخواست کند که آن سند را از طبقه بندی خارج کرده و در دسترس وی قرار دهند و غیر این صورت، از طریق مراجعه به مراجع قضایی از آنها تقاضا کند تا سند طبقه بندی شده را دریافت و ملاحظه کنند.
ماده 8
برای دسترسی به اسناد طبقه بندی شده تاریخی جهت اهداف پژوهشی، متقاضی می‌تواند درخواست خود را حسب مورد از سازمان اسناد و کتابخانه ملی یا مرکز اسناد وزارت خارجه مطالبه کند. این مراکز حسب دستورالعمل های مربوط، تمام یا بخشی از اسناد درخواستی را با خارج کردن از طبقه بندی یا با حفظ طبقه بندی و بدون آنکه به اصل سند لطمه وارد شود در اختیار متقاضی قرار دهند.
ماده 9
اسناد راکد یا آرشیوی و تاریخی فاقد طبقه بندی مختومه شده، حسب موضوع و تاریخ صدور سند از مراجع زیر قابل مطالبه است. متقاضی می‌تواند با مراجعه حضوری یا ارسال درخواست از طریق پست یا ارسال تقاضا از طریق سامانه انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات اقدام کند:
1. اسناد عمومی که از زمان تولید آنها دست کم بیش از چهل سال گذشته است از سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران
2. اسناد راجع به سیاست خارجی پیش و پس از انقلاب اسلامی ایران از مرکز اسناد وزارت امور خارجه
3. مشروح مذاکرات قانونگذاری و اسناد تقنینی از مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی
4. اسناد راجع به جنگ تحمیلی و دفاع مقدس از بنیاد حفظ آثار و نشر ارزشهای دفاع مقدس
5. اسناد و آثار امام خمینی (ره) از موسسه تنظیم و نشر آثار حضرت امام خمینی (ره)
6. اسناد انقلاب اسلامی از مرکز اسناد انقلاب اسلامی
7. سایر اسناد از موسسه ای که موضوعاً به آن مربوط هستند
ماده 11
اسناد مشورتی و توصیه ای همانند اسناد حاوی مشاوره های حقوقی و ارائه دهندگان خدمات مشاوره که از سوی اشخاص حقیقی دارای وظیفه قانونی یا در اجرای تعهدات قراردادی در اختیار موسسات عمومی قرار گرفته باشد بدون رضایت شخص مشورت دهنده یا توصیه کننده قابل دسترس نخواهد بود مگر آنکه به تصمیم یا مصوبه ای منجر شده باشند که در این صورت، به تبعیت از آن تصمیم یا مصوبه و بدون افشای هویت مشاوران حقیقی، قابل دسترس خواهند بود. دسترسی به اسناد مشورتی و توصیه ای ارائه شده از سوی اشخاص حقوقی همانند سایر اسناد بوده و مشمول حکم این ماده نیست.
ماده 12
مکاتبات شهروندان با موسسات عمومی یا خصوصی ارائه دهنده خدمات عمومی و مقامات اداری، مکاتبات مبادله شده بین موسسات مشمول قانون یا ارسال شده به شهروندان، با رعایت قوانین اسناد و اطلاعات طبقه بندی شده موضوع ماده 13 قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات و «شیوه نامه تشخیص و تفکیک اطلاعات مربوط به حریم خصوصی و اطلاعات شخصی» موضوع مواد 14 و 15 قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات برای عموم متقاضیان قابل دسترس خواهند بود.
ماده 13
از بین بردن یا مخدوش کردن اسناد اداری که دارای تاریخ، شماره و امضا (اعم از الکترونیک یا غیرالکترونیک) یا مهر یا هر دو هستند بدون داشتن اجازه یا الزام قانونی صریح از جمله بدون رعایت آیین‌نامه تشخیص اوراق زاید و ترتیب امحای آنها مصوب 1351/01/20 و بخشنامه نحوه امحای اسناد الکترونیک مصوب 1389 ممنوع است. موسسات مشمول قانون ملزم هستند تا کلیه اسناد و مکاتبات اداری را به گونه ای ثبت و نگهداری کنند که در حداقل زمان ممکن که نباید بیشتر از 10 روز کاری باشد امکان جستجو، بازیابی، مشاهده و دستیابی به آنها فراهم شود.
ماده 14
چنانچه موسسات مشمول قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات، در اجرای این قانون و آیین‌نامه های اجرایی آن و پاسخ به درخواست های دسترسی شهروندان به اسناد و مکاتبات اداری یا انتشار عمومی آنها با ابهام و تردید داشته باشند موظف هستند نسبت به استعلام از کمیسیون اقدام کنند. کمیسیون نیز در صورت اطلاع از وجود اختلاف رویه در اجرای مفاد این شیوه نامه راساً می‌تواند نسبت به ایجاد وحدت رویه اقدام کند.
