آیین نامه و دستور العمل اجرایی ماده ۱۸ اصلاحی قانون تشکیل دادگاههای عمومی و انقلاب و مادتین ۱۸ و ۴۰ قانون دیوان عدالت اداری
فصل اول :
«تعاریف»
ماده ۱- پرونده قضایی: پرونده قضایی مذکور در ماده ۱۳۱ قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی کشور که در این آییننامه « قانون» نامیده میشود شامل کلیه پرونده های مدنی، جزایی و امور حسبی است که در دادسراها و دادگاههای عمومی و انقلاب، انتظامی قضات، نظامی، ویژه روحانیت، دادگاه تجدیدنظر، محکمه عالی انتظامی قضات، دیوان عالی کشور، دیوان عدالت اداری و سازمان تعزیرات حکومتی رسیدگی و منتهی به اتخاذ تصمیم نهایی و صدور رای گردیده و مختومه شده است.
تبصره - پرونده های شوراهای حل اختلاف نیز مشمول مقررات این آییننامه خواهدبود.
ماده ۲- اسناد و اوراق پرونده های قضایی که نگهداری آنها ضروری میباشد.
اسناد و اوراق مذکور در قانون شامل احکام، قرارها، تصمیمات و دستورات قضایی، تحقیقات و معاینات محلی و نیز هرگونه سند، مدرک و صورتجلسات، دفاتر، گزارش ها فرم مشخصات پرونده، فرم مخصوص بایگانی راکد و مانند آنهاست که مورد استناد طرفین پرونده واقع گردیده یا در اتخاذ تصمیم توسط مراجع قضایی موثر بوده و نگهداری سوابق آنها و تبدیل به اسناد الکترونیکی به تشخیص هیات مذکور در ماده۸، این آییننامه ضروری باشد.
تبصره - علاوه بر موارد فوق هیات مزبور میتواند با توجه به نوع، اهمیت دعوی یا شکایت، خواسته، خواهان، عنوان جرم، طرفین پرونده، زمان و مکان رسیدگی، ارزش قضایی و مانند آنها، نگهداری سوابق اوراق و اسناد پرونده قضایی و تبدیل آن به سند الکترونیکی را ضروری تشخیص دهد.
ماده ۳- بایگانی قطعی: بایگانی قطعی موردنظر قانون همان بایگانی راکد پرونده هائی است که منتهی به صدور حکم یا قرار قطعی گردیده و حسب مورد مختومه شده است، تاریخ مختومه شدن پرونده شروع بایگانی قطعی محسوب میشود.
پرونده های قضایی در موارد زیر مختومه تلقی و با دستور مقام قضایی صالح بایگانی خواهندشد:
۱- پرونده هایی که منتهی به اجرای کامل حکم شده است؛
۲- پرونده هایی که موضوع آن مشمول مرور زمان گردیده و یا به هر علتی قرار موقوفی اجرای حکم صادر شده است؛
۳- پرونده هایی که منجر به حکم برائت، بی حقی، بطلان دعوی و مانند آن گردیده است؛
۴- پرونده هایی که منجر به صدور قرار نهایی و قطعی گردیده است؛
۵ - پرونده هایی که موضوع آن تامین دلیل یا دستور موقت است، پس از اتمام اقدامات قانونی لازم؛
۶ - سایر پرونده ها به تشخیص هیات مذکور در ماده۸، این آییننامه.
فصل دوم
مقدمات
ماده ۴- مدیر دفتر مرجع قضایی یا جانشین وی موظف است مشخصات پرونده ای را که دستور بایگانی قطعی آن توسط قاضی صادر گردیده حداکثر ظرف یک هفته در «فرم مشخصات پرونده» درج نموده همراه پرونده در مقابل اخذ رسید به بایگانی راکد مربوط تحویل دهد.
تبصره ۱ - در شعب دادسرا منشی شعبه یا جانشین وی وظایف مدیر دفتر مرجع قضایی را به عهده خواهدداشت.
تبصره ۲ - « فرم مشخصات پرونده» که توسط اداره اسناد و بایگانی راکد قوه قضاییه تهیه و در اختیار مراجع قضایی قرار خواهدگرفت، متضمن نکات زیر میباشد:
۱- مشخصات پرونده:
الف - مدنی است یا کیفری یا امور حسبی؛
ب - موضوع پرونده؛
ج - کلاسه پرونده؛
د - تاریخ تشکیل پرونده؛
ه- - تاریخ مختومه شدن پرونده؛
و - تعداد اوراق پرونده.
۲- مشخصات طرفین پرونده: اعم از خواهان و خوانده یا شاکی و مشتکی عنه.
۳- مرجع یا مراجع رسیدگی کننده، نظیر دادسرا، دادگاه بدوی حقوقی یا جزایی، دادگاه تجدیدنظر، دیوان عالی کشور و غیره.
۴- نتیجه رسیدگی:
الف - حکم یا قرار و غیره و موضوع آن؛
ب - شماره و تاریخ حکم یا قرار و غیره؛
ج - علت مختومه شدن اعم از اجرای کامل حکم، قطعیت حکم برائت یا قرار، مرور زمان و غیره.
۵ - ذکر ضمائم پرونده و سایر مشخصات که درج آن ضروری است.
۶ - مهم و ملی بودن یا نبودن پرونده مطابق مقررات قانون سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران مصوب ۱۳۴۹ و مقررات این آییننامه و سایر اوضاع و احوال پرونده.
۷ - تاریخ تحویل به بایگانی راکد.
۸ - مشخصات تنظیم کننده فرم مذکور و تاییدکننده آن.
فرم مشخصات پرونده باید در سه نسخه به نحو کامل و دقیق و خوانا تنظیم گردد، یک نسخه در دفتر شعبه دادسرا یا دادگاه یا سایر مراجع قضایی مربوط نگهداری خواهدشد و دو نسخه دیگر به پیوست پرونده به بایگانی راکد ارسال شود.
تبصره ۳- پرونده هایی که منتهی به محکومیتهای مشروط، معلق و مانند آن گردیده اند تا پایان موعد تعیین شده در دادنامه، در دفتر مرجع قضایی نگهداری و سپس برای ارسال آنها به بایگانی راکد اقدام خواهدشد.
ماده ۵ - به دستور قاضی مربوط قبل از ارسال پرونده به بایگانی راکد کلیه اسناد، وثایق و دستورات قضایی به شرح زیر باید تعیین تکلیف و رفع اثر شود.
۱- دستور احضار یا جلب؛
۲- قرار ممنوعیت خروج از کشور؛
۳- دستور ورود به منزل یا تفتیش آن؛
۴- وثایق و تامین خواسته؛
۵ - اسناد، قبوض یا وجوه نقدی؛
۶ - اموال یا اشیاء مرتبط با پرونده؛
۷- دستور انسداد حساب بانکی؛
۸ - دستور ممنوعیت از معامله نقل و انتقال؛
۹- سایر موارد به تشخیص قاضی مربوط.
ماده ۶ - مسئول بایگانی راکد موظف است از تحویل گرفتن پرونده هایی که فاقد فرم مشخصات پرونده میباشند خودداری نماید.
ماده ۷- قاضی مربوط باید نظارت کافی جهت اجرای صحیح مواد۴، ۵ و ۶ آییننامه و دستورالعمل مربوط داشته باشد.
فصل سوم
فرآیند تشخیص ضرورت نگهداری اسناد و اوراق پرونده های قضایی
ماده ۸ - به منظور برنامه ریزی، سیاست گذاری و نظارت بر اجرای کامل این آییننامه، هیاتی به عنوان « هیات تشخیص دهنده ضرورت نگهداری سوابق اسناد و اوراق پرونده های قضایی و تبدیل آنها به اسناد الکترونیکی و امحا» که در این آییننامه « هیات تشخیص مرکزی» نامیده میشود تشکیل خواهد شد.
تبصره - مصوبات این هیات پس از تنفیذ رئیس قوه قضائیه لازم الاجرا خواهدبود.
ماده ۹- اعضای هیات تشخیص مرکزی عبارتند از:
۱- رئیس دیوان عالی کشور؛ (رئیس هیات)
۲- دادستان کل کشور؛
۳- وزیر دادگستری؛
۴- معاون حقوقی و توسعه قضایی قوه قضاییه؛ (دبیر هیات)
۵ - معاون اداری و مالی قوه قضاییه؛
۶ - رئیس سازمان قضایی نیروهای مسلح؛
۷- رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.
تبصره - دعوت از سایر مسئولان و صاحبه نظران جهت شرکت در جلسه و مشاوره با موافقت اکثر اعضای هیات بلامانع است.
ماده ۱۰- به منظور تسهیل و تسریع اجرای این آییننامه و اجرای وظایف مربوط به هیات تشخیص مرکزی و در استانها، هیاتی با عنوان « هیات تشخیص استانی» با شرکت مقامات ذیل در مراکز استان تشکیل میگردد:
۱- رئیس کل دادگستری استان؛ (رئیس هیات)
۲- دادستان شهرستان مرکز استان؛
۳- نماینده سازمان اسناد و کتابخانه های جمهوری اسلامی؛
۴- رئیس اداره اسناد و بایگانی راکد دادگستری استان؛ (به عنوان دبیر هیات)
۵ - رئیس سازمان قضایی نیروهای مسلح استان؛
۶ - مسئول حفاظت و اطلاعات دادگستری کل استان.
تبصره - دعوت از سایر مسئولان و صاحبه نظران جهت شرکت در جلسه و مشاوره بلامانع است.
ماده ۱۱- جلسات هیات تشخیص مرکزی و استانی با حضور اکثر اعضاء رسمی و نظر اکثریت حاضر معتبر خواهدبود.
ماده ۱۲- مدیران بایگانی راکد مراجع قضایی، حداقل یک ماه قبل از اتمام موعد سی سال مقرر در قانون، به ترتیب تاریخ ورود، پرونده را به اتفاق کارشناسان اداره اسناد و بایگانی راکد بررسی نموده مطابق مقررات این آییننامه و دستورالعملهای هیات تشخیص مرکزی اوراق و اسنادی که نگهداری آنها ضروری است مشخص نموده سپس مشخصات این اوراق و اسناد را در « فرم مخصوص بایگانی راکد» درج و پس از تایید رئیس حوزه قضایی یا مسئولان مراجع قضایی دیگر یا جانشین آنها به پیوست فرم مشخصات پرونده و در صورت نیاز و تشخیص مسئولان قضایی مذکور در بالا همراه اصل پرونده به هیات تشخیص استان ارسال نمایند.
تبصره - فرم مخصوص بایگانی راکد که باید توسط اداره اسناد و بایگانی راکد قوه قضاییه تهیه شود در چهار نسخه تنظیم خواهدشد که یک نسخه آن در سوابق بایگانی راکد حفظ و بقیه به هیات تشخیص استان ارسال میشود.
ماده ۱۳- فرم مخصوص بایگانی راکد باید حاوی نکات زیر باشد:
۱- شماره برگ اسناد و اوراق ضروری؛ (مطابق برگ شماری نهایی پرونده)
۲- عنوان اسناد و اوراق مذکور؛ (رای، صورتمجلس و غیره)
۳- کد بایگانی راکد پرونده؛
۴- مدتی که از بایگانی قطعی شدن پرونده (مختومه شدن) می گذرد؛
۵ - آدرس و محل بایگانی راکد؛
۶ - قید مهم و ملی بودن یا نبودن پرونده مطابق مقررات این آییننامه و دستورالعمل های هیات تشخیص مرکزی و سایر شرایط با درج جهات آن؛
۷- سایر مشخصات ضروری و ملاحظات؛
فرم مذکور باید به امضای تنظیم کننده، مسئول بایگانی راکد و مسئول مرجع قضایی یا جانشین وی برسد.
تبصره - بایگانی راکد به تدریج حداکثر هر شش ماه یک بار باید فرم اسناد و اوراق مزبور را تنظیم و به هیات تشخیص استان ارسال نماید.
ماده ۱۴- هیات تشخیص استان پس از وصول فرم مخصوص بایگانی راکد و پیوست های آن (فرم مشخصات پرونده و در صورت نیاز اصل پرونده یا تصویر اسناد و اوراق مذکور) باید با بررسی دقیق فرم مذکور و در صورت نیاز محتویات پرونده و با رعایت مقررات قانون و این آییننامه و دستورالعمل های هیات تشخیص مرکزی ظرف شش ماه نظر هیات را مبنی بر ضرورت نگهداری اسناد و اوراق پرونده و تبدیل آن به سند الکترونیکی و امحاء اعلام نماید. هیات مذکور میتواند جهت تسهیل، تسریع و دقت در اجرای آییننامه در محل بایگانی راکد حاضر و اقدام به بررسی نماید یا حداقل دو نفر از اعضای هیات به تشخیص اکثر اعضاء به منظور فوق به محل اعزام شوند.
تبصره ۱ - در صورت تردید به ضرورت نگهداری سابقه اسناد و اوراق پرونده قضایی یا عدم آن اصل بر ضرورت نگهداری سابقه و تبدیل به اسناد الکترونیکی است.
تبصره ۲ - در صورت ابهام و بروز موارد استثنایی که قابل تطبیق با مقررات قانون و آییننامه نباشد نظر هیات تشخیص مرکزی استعلام خواهدشد.
ماده ۱۵- تشخیص نهایی مهم، ملی و آرشیوی بودن پرونده های قضایی به عهده هیات تشخیص مرکزی و با هماهنگی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی است. این هیات ضوابط و معیارهای تشخیص پرونده های مهم و ملی را طی دستورالعملی مشخص، به مراجع قضایی اعلام خواهد نمود. فرم مشخصات پرونده های مذکور در این ماده پس از اعلام مسئول بایگانی راکد و تایید رئیس مرجع قضایی و با اطلاع هیات تشخیص استان جهت اقدامات بعدی به هیات تشخیص مرکزی ارسال خواهدشد.
تبصره - هزینه های تشخیص، حفظ، بایگانی، انتقال و الکترونیکی نمودن پرونده های موضوع این آییننامه به عهده سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران است.
فصل چهارم
تبدیل اسناد و اوراق پرونده های قضایی که نگهداری آنها ضروری است به اسناد الکترونیکی:
ماده ۱۶- پس از تایید فرم مخصوص بایگانی راکد، مبنی بر ضرورت نگهداری اسناد و اوراق پرونده قضایی، توسط هیات تشخیص استان یک نسخه از فرم تاییدشده در سابقه هیات مذکور ضبط و نسخه دیگر جهت اطلاع به هیات تشخیص مرکزی ارسال خواهدشد و نسخه سوم به بایگانی ارسال کننده لیست اعاده میشود.
ماده ۱۷- کلیه پرونده های واصله به بایگانی راکد، می بایستی حداکثر ۳ ماه پس از وصول فرم تاییدشده توسط هیات تشخیص برابر ضوابط این دستورالعمل به اسناد الکترونیکی تبدیل شود.
فصل پنجم
امحای پرونده ها:
ماده ۱۸- پس از تبدیل الکترونیکی اسناد و اوراق پرونده های قضایی که نگهداری سوابق آنها ضروری است به پیشنهاد رئیس حوزه قضایی و موافقت رئیس کل استان و نسبت به سایر مراجع قضایی با پیشنهاد مدیر یا مسئول بایگانی راکد و موافقت بالاترین مقام آن مرجع قضایی، امحای پرونده ها توسط مسئول بایگانی راکد مربوط و نظارت نماینده رئیس حوزه قضایی، مسئول حفاظت و اطلاعات دادگستری استان و نماینده تام الاختیار سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران انجام خواهدشد.
تبصره - علاوه بر پرونده های مهم و ملی در مورد سایر پرونده های آماده امحاء نیز چنانچه سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی آمادگی خود را جهت تحویل و انتقال به سازمان اعلام نماید باید پرونده های مورد درخواست به جای امحاء تحویل آن سازمان شود. مشروط بر این که حداقل یک روز قبل از زمان امحاء و سازمان مذکور درخواست کتبی خود را به هیات تشخیص استان تحویل نمایند و موافقت هیات را اخذ نماید در صورت پذیرفته شدن درخواست سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، باید ظرف دو ماه نسبت به انتقال پرونده ها به سازمان مزبور اقدام نماید، در صورت کوتاهی آن سازمان جهت تحویل پرونده های مذکور در موعد مقرر عملیات امحاء انجام خواهدشد.
ماده ۱۹- به منظور حفظ حقوق اشخاص و رعایت احتیاط در مورد پرونده هایی که ضرورت نگهداری اسناد و اوراق آن احراز نگردیده بایستی حداقل از تصمیمات قضایی و حکم یا قرار نهایی و حسب مورد سابقه اجرای حکم و مانند آن سند الکترونیکی تهیه شود.
ماده ۲۰- هیات تشخیص مرکزی میتواند پرونده هایی که نگهداری سابقه اسناد و اوراق آنها ضروری نباشد را قبل از سپری شدن مدت سی سال بایگانی قطعی آنها با رعایت ماده۲۰ این آییننامه امحاء یا به سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران انتقال دهد.
ماده ۲۱- معاونت اداری و مالی قوه قضاییه موظف است اعتبار موردنیاز برای اجرای این آییننامه را در ردیف بودجه قوه قضاییه تامین نماید.
ماده ۲۲- مسولیت حُسن اجرای این دستورالعمل با هیات تشخیص مرکزی و روسای کل دادگستری استان ها میباشد.
این آییننامه در ۲۲ و ۱۱ تبصره در تاریخ ۱۳۸۵/۱۱/۲۱ به تصویب رئیس قوه قضائیه رسید.
رئیس قوه قضائیه - سیدمحمود هاشمی شاهرودی